Возмещение расходов за командировку

Начиная с сентября 2008 года все особенности командировочных расходов, начиная от разъяснения возможных оснований для издания приказов о служебных командировках, обязанностей работодателя и до особенностей оплаты всех командировочных расходов, отражены в соответствующем Положении (постановление правительства РФ от 13 сентября 2008 г. номер семьсот сорок девятый), в которое в течение вот уже более десяти лет неоднократно вносятся изменения.

Но обязанность работодателя в части возмещения расходов в служебной командировке сотрудника, связанных с его пребыванием за пределами его основного места работы, определенная статьей сто шестьдесят восьмой, фактически осталась неизменной. Неизменным остается и понятие основного места работы. Суть его заключается в том, чтобы сотрудник имел трудовой договор, или контракт с работодателем, с указанием в них места расположения организации (предприятия, учреждения) в котором, собственно, он трудится.

Суточные

Суточные, как дополнительные расходы в составе командировочных расходов, связанные с его проживанием вне дома, и которые работодатель обязан возместить за весь календарный период нахождения как в пути от дома до места командирования, так и, собственно, в вынужденном отъезде, в целом не претерпели никаких изменений.

Неизменны:

• правила и система, в соответствии с которыми работодатель имеет право отправить в другой регион с целью выполнения как должностных обязанностей этим сотрудником, так и в связи с конкретными поручениями;
• нормы и сроки возмещения затрат, в том числе суточных;
• перечень документов, предусмотренный для подтверждения этих расходов в бухгалтерию организации.

Соответственно, необлагаемый НДФЛ и страховыми взносами размер суточных (пункт третий статьи двести семнадцатой НК), также остался неизменным.

Особенностью оплаты сотруднику суточных во время выезда за границу является определение размера выплаты и вида валюты, в зависимости от государства, граница которого пересечена. А именно:

• суточные в день пересечения государственной границы другого государства по пути в служебную командировку должны быть выплачены в государственной валюте того государства, граница которого пересечена, исходя из размеров суточных страны пребывания (Постановление номер восемьсот двенадцать);
• суточные в день пересечения границы нашей страны при возвращении домой, должны быть оплачены в рублях.

Важно, чтобы суточные выдавались командированному в подотчет.

Размер и учет суточных бюджетными организациями

Бюджетным организациям размеры суточных определяются соответствующими нормативными правовыми актами в зависимости от источника бюджетного финансирования и не может превышать вышеназванные необлагаемые НДФЛ и страховыми взносами размеры.

В 2019 году государственным сектором управления учет суточных проводится так же, как и ранее. (КОСГУ «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме» (наименование изменилось) (Порядок No 209н); счет 050201000 «Принятые обязательства» (п. 140 Инструкции No 162н).

Суточные в коммерческих предприятиях

Конкретный размер суточных для коммерческих предприятий и организаций законодателем не утвержден. Такими юридическими лицами размеры суточных в составе командировочных утверждаются самостоятельно с учетом мнения их учредителей, попечителей и пр.

Размеры могут утверждаться коллективным соглашением, или другими документами с последующим отражением в контрактах или трудовых договорах сотрудников. Одним из таких локальных документов может быть Положение о командировках.

Определение коммерческими организациями размеров суточных и закрепление их во внутренних документах крайне необходимо для правильного и, в последующем, обоснованного включения командировочных расходов в базу по налогообложению НДФЛ, социальных взносов и прибыли, при составлении финансовых и производственных планов, при осуществлении расчетов себестоимости продукции, а также при составлении финансовой отчетности данной компании.

Единственным ограничением для коммерческих организаций и предприятий, это утверждение их в размерах, не меньше размера суточных, определенных для бюджетных организаций с учетом минимального размера, не подлежащего налогообложению НДФЛ и страховыми взносами).

Коммерческая организация, являясь налоговым агентом, в случае превышения утвержденных размеров суточных над минимальными размерами, не принимаемыми к налогообложению, обязана исчислить НДФЛ по каждому сотруднику, направленному в служебную командировку за пределы России.

Командировка на один день

При условии, что суточные являются обязательной выплатой, учитывая статью пятьдесят седьмую ТК, командированному сотруднику суточные не предоставляются, если распоряжением руководителя срок командировки определен в течение одного рабочего дня и сотрудник имеет возможность после выполнения своих служебных обязанностей, домой в тот же день.

Например, при выезде в филиал или подразделение организации, или иную организацию для других производственных целей, в иной город, отличный от места основной деятельности сроком на один день, такой выезд считается однодневной командировкой. При этом командированный сотрудник имеет возможность вернуться домой в течение того же календарного дня, суточные в таком случае не выплачиваются.

Не считается служебной командировкой на один день, если заданием работодателя является выезд в пределах населенного пункта, определенного основным местом работы, для выполнения его обязанностей или поручений руководителя.

Итак, за исключением однодневной командировки, руководитель обязан выплатить сотруднику суточные за все время вынужденного отъезда, включая выходные, время в пути, а также случаи болезни. Данное правило распространяется на учреждения, предприятия и организации всех форм собственности.

Коммерческими предприятиями и организациями в отличие от бюджетников, может устанавливаться порядок выплат суточных для однодневной служебной командировки как по России, так и за ее пределами.

Размер таких суточных не должен ограничиваться законодателем в объеме пятьдесят процентов от размера суточных установленных в коллективном договоре, документов данной организации.

При этом, при условии закрепления в коллективном договоре коммерческого предприятия обязанности оплачивать пятьдесят процентов суточных при однодневной командировке по России, такие расходы учитываются в составе расходов, связанных с производством и реализацией. Соответственно, суточные в размере пятьдесят процентов по случаю командировки на один трудовой день по России и за ее пределы не подлежат налогообложению и страховыми взносами также, как все суточные, при условии непревышения утвержденных размеров.

Что нужно сотруднику для возмещения расходов на командировку?

Командированным сотрудником после возвращения из служебной командировки в течение трех дней должны быть предоставлены работодателю вместе с авансовым отчетом все документы, имеющие отношение к расходам в командировке. К таким документам относятся:

• проездные билеты в оба конца (может прилагаться талон на постельное белье в поезде, услуги такси, и пр. чеки и билеты, если они предусмотрены Положением о командировках);
• квитанции об оплате и счет из отеля (договор о найме жилья в частном секторе).

Если авансовый отчет не предоставлен в установленный срок, работодатель может удержать из заработной платы всю сумму выданного аванса в подотчет.

Суточные не подтверждаются документами. Их выплата производится как правило в виде аванса перед командировкой на основании приказа руководителя

Возмещение расходов связанных со служебной командировкой. Документальное подтверждение

По результатам пребывания в служебной командировке в течение трех дней после прибытия командированным лицом непосредственно на рабочее место в организации, необходимо подтвердить свое прибытие с заполненным авансовым отчетом и прикрепленными к нему первичными документами, (проездные, оплата проживания и др.).

При расчете возмещения расходов, связанных с командировкой, бухгалтерией организации-работодателя могут быть приняты документы, установленные локальными актами коммерческой организации как первичные, подтверждающие расходы в период служебной командировки. Например, квитанция по оплате за предоставленное в поезде постельное белье; квитанция или чек на оплату такси, телефонных разговоров, заправку автомобиля; чек камер хранения; билеты общественного транспорта в городе.

Не требуют подтверждения лишь суточные расходы.

Подводя итоги, следует отметить, что разъяснения Минфина носят рекомендательный характер. Однако, крайне необходимы для использования при осуществлении выплат командировочных расходов.

Помощь юриста по трудовому праву

Наши юристы по трудовому праву — эксперты в области трудового права и трудовых договоров. У нас есть опыт работы со сложностями трудового законодательства Российской Федерации. Законы о труде и занятости имеют решающее значение как для работников, так и для работодателей.

Юристы нашего бюро специализируются на консультировании по трудовому законодательству РФ. Наши адвокаты представляют и консультируют как юридических лиц, так и обычных граждан по широкому кругу вопросов трудового права.

Мы эффективно консультируем клиентов по вопросам трудового права и представляем их перед регулирующими органами на всей территории Краснодарского края. Мы работаем как для работодателей, так и для работников, и этот опыт позволяет нам видеть обе стороны спора. Мы понимаем, что важно и что мотивирует их обоих. Наши юристы готовы удовлетворить ваши конкретные требования.

Мы предоставляем комплексные услуги и представительство во всех областях трудового права, включая:

1. Подготовку и оценку трудовых договоров.
2. Подготовку и оценку мировых соглашений, соглашений о расторжении.
3. Расторжение/прекращение трудового договора; консультация перед увольнением.
4. Заработную плату/льготы, возмещение сотруднику расходов на командировку.
5. Оформление договора ГПХ с самозанятыми.
6. Прочие услуги.

Свяжитесь с нами, мы поможем с любыми вопросами трудовых отношений, независимо от того, являетесь ли вы работодателем или работником. Мы будем защищать вас от вашего имени с помощью сильного и знающего юриста.

Наша цель — решать юридические вопросы путем тактичных переговоров, если это возможно, и путем решающего судебного разбирательства, когда это невозможно. Мы даем прагматичные и экономически эффективные советы.